第一章 总  则

第一条 为加强学校档案工作建设，提高各类档案管理水平，逐步实现学校档案工作管理规范化，更好地为学校发展建设及各项工作提供服务，依据《国家档案局令（第8号）》和教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，制定本办法。

第二条 学校档案是指其在教学、科研、党政管理、财务管理、基本建设、设备管理等各项活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、电子文稿、声像及其它各种形态和载体的文件材料。通常称为文书档案、教学档案、科研档案、会计档案、基建档案、声像档案等，主要分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十大类。

第三条 高校档案工作是学校重要性基础工作之一。在制定学校计划、编制总体发展规划时，要同时将档案工作纳入其中,使其同步发展。

第二章 机构设置和工作任务

第四条 学校档案工作由党政办公室统一负责，集中管理全校的档案。校内各部门负责人分管本部门档案工作，并根据实际情况，配备一名兼职档案员。

第五条 学校要配备适应档案管理工作的专职档案人员，专职档案人员要认真执行党和国家方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第六条 档案工作人员属专业技术管理人员，按档案专业评聘技术职务。档案人员必须接受档案相关专业知识的培训，经考核合格后方能上岗。

第七条 学校档案部门的基本任务如下：

1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

2、制定学校档案工作的规章制度,并负责贯彻执行；

3、接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

4、编制档案的检索工具、参考资料、积极开发档案的信息资源。认真、积极地做好档案利用工作，为学校的各项工作提供查询服务；

5、组织对专、兼职档案人员的业务培训工作；

6、负责学校组织沿革、大事记、基础数字汇编的编写。

第八条 部门负责人要督促和检查本部门文件及相关材料的归档工作。部门档案工作必须同时接受学校档案部门的指导、监督和检查。

第三章 经费、库房和设备

第九条 学校档案工作所需经费要单独立项、统筹安排。

第十条 逐步改善档案工作条件，有符合档案管理要求的专用库房，做到三室分开（办公室、阅文室、库房）。

第十一条 有计划地为档案室配备文件双面扫描仪、复印机、碎纸机、空调等设备，逐步提高学校档案现代化管理水平。

第四章 归档范围

第十二条 学校文件材料的归档范围：

1、反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作和国家建设及历史研究具有利用价值的文件材料；

2、学校工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料；

3、学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

4、因出国学习考察和外出参加重要会议所形成的文件材料；

5、其他对学校工作有查考价值的文件材料。

第十三条 学校文件材料中不需归档范围：

1、上级机关普发性不需本单位办理的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、学校文件材料中无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，有关工作参考的文件材料等；

3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五章 归档类别

第十四条 依据教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》学校各类文件材料的归档类别如下。

1、党群类：主要包括上级机关与学校党委、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委、民主党派等在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料；包括上级党组织有关党、团、工会建设等文件材料；校党委文件、党委会议记录、纪要、决议；党委工作计划、总结、重要统计资料；党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知；干部任免、党员奖惩材料；校党代会材料；学校教职工代表大会、工会代表大会、团代会材料；校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作行程的文件材料；党委负责同志在校内的重要讲话稿和上级召开会议发言稿等。

2、行政类：上级机关与学校在行政管理各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料。主要包括学校各种文件、会议材料、会议记录；学校工作计划、总结、规章制度、人事工作材料等。

3、教学类：学校在教学管理、教学实践、教学研究和教学改革等活动中形成的具有保存价值的材料。主要有上级机关和学校制定的有关教学管理的规章制度等；学校专业设置、教学计划、招生计划；学籍档案（包括学生录取名册、毕业生名册、学生学习成绩等）。

4、科研类：学校在科学研究活动中形成的具有保存价值的文字材料、图表、电子文件等不同载体、不同形式的科技材料。主要包括本校教职工在研究项目中发表的科技论文、形成的科技材料图纸、科研成果获奖证书等。

5、基建类：主要包括在基建工程设计、工程施工、工程竣工验收、工程改建、工程扩建、工程维修等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、电子文件等不同载体、不同形式的文件材料。

6、仪器设备类：主要包括学校购置教学、实习实训、办公设备等全套随机技术文件（包括使用说明书等），以及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

7、产品类：主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料以及在生产过程中形成的文件材料、样品照片等。

8、出版物类：主要包括学校自行编辑、出版的学报、学术刊物等。

9、外事类：主要包括学校有关人员出席国际学术会议，出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请外籍专家教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料；授予外国学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

10、会计类：会计档案是学校在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算材料。会计档案的内容主要是会计凭证、会计帐簿和会计报表。

11、声像类：主要包括学校在管理、教学、科研等活动中形成的具有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。主要包括照片档案、录音档案、录像、光盘档案等多媒体材料。

12、实物类：学校在政治、经济、文化、科研、外事、体育等活动中获得上级或同级机关颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等；党和国家领导人、上级机关领导和社会知名人士为本学校的题词、书画等；反映学校历史并有保存价值的其他实物。

13、电子文件类：是指利用计算机技术形成的档案材料。目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。

第六章 档案文件材料的立卷归档、移交和接收工作

第十五条 各相关部门要把档案工作纳入党政管理、教学、科研人员的职责范围，做到每项重要的党政管理、教学、科研等工作都有完整、准确的文件材料归档保存。

第十六条 学校的各项工作要与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十七条 在科研成果、产品试制、基建工程等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加，有关业务主管部门应会同档案部门对归档的文件材料加以审定、签署意见。

第十八条 文件材料由形成部门立卷。部门兼职档案员在校档案专业人员的指导下，对文件材料加以整理，编排页号、件号，填写卷内目录，整理后向校档案部门移交。学校档案部门应派专业人员到各部门指导立卷工作。

第十九条 由几个部门共同协作完成工作所形成的文件材料，由各部门协商，主办部门组卷归档。

第二十条 由学校主办或各部门以学校名义承办各种会议期间所产生的反映会议全程的各种文字、声像等材料，会议结束后，由会议主办部门将会议材料送交学校文书以备存档。

第二十一条 出国学习考察和外出参加重要会议的文件材料，应由当事人在考察活动和会议结束后送交学校文书以备存档。

第二十二条 归档时间

1、各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年4月底前归档；

2、教学、教务、办学实体的有关学生学籍材料应在毕业办理结束后及时归档；

3、科研、基建等部门应在科研成果评定、基建项目完成后2个月内归档；

4、当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管2年，期满后的次年4月底归档。

第七章 归档要求

第二十三条 归档的文件材料，必须是原件，按归档要求整理。归档类别和保管期限的确定要做到完整、准确。归档材料要规范，用纸（A4纸张）、用笔（碳素墨水）、粘贴、装订等都必须符合档案保护要求。如有不符合规范要求的，须退回给形成者，经修正后方可归档。

第二十四条 声像档案图像清晰，电子档案要刻制成光盘。

第二十五条 在向学校档案室移交档案时，必须填写移交目录一式三份，交接双方签字，并经部门负责人审核签字，一份归档保存，另两份目录由交接双方分别保存。

第八章 档案的编研

第二十六条 为充分发挥档案的作用，校档案部门要会同其他有关部门积极开展档案编研工作。须编写如下参考性资料：学校大事记、组织沿革、基础数字汇编等。

第二十七条 校档案室设立供查阅档案资料的阅文室，并编制必要的检索工具，如：纸质目录、机索目录，更好地为利用者服务。

第九章 档案的查询利用

第二十八条 本校人员因公查阅非密级档案，办理登记手续后即可查阅；查阅保密档案，须持有关部门说明利用目的证明，经档案工作主管校长同意后，方可登记查阅。

第二十九条 利用本人的学籍档案，须持本人身份证和毕业证书复印件，说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人身份证并持有委托人身份证及毕业证书复印件。
　　第三十条 校外人员利用本校文书档案，须持单位介绍信，并经主管校长批准。

第三十一条 重要及珍贵的档案材料，一般只提供复印件，确需使用原件的，需经主管校长批准。

第十章 附  则

第三十二条 本办法自公布之日起施行。本办法由党政办公室负责解释。